好看又好用的崗位說明書

文／余順坤 張歐

 

 

　　眾多企業(yè)的崗位說明書都止步于崗位職責(zé)，僅僅羅列“負(fù)責(zé)……工作”，而職責(zé)如何落地卻無下文，所以實用性不高。崗位說明書其實就是一份“崗位”的“說明書”。一件剛拆封的家用電器，顧客讀過說明書，便清楚了應(yīng)該如何使用，對于崗位也是如此。企業(yè)制定崗位說明書是需要它去發(fā)揮作用、指導(dǎo)員工稱職工作。所以，一份合格的崗位說明書應(yīng)該讓在崗員工清晰地知道自己應(yīng)該“做什么”、“怎么做”、“做到什么程度算好”、“不能踩的紅線在哪里”。

 

 

　　　　

　　如上文所說，一份實用性強的崗位說明書應(yīng)該能夠回答如下幾個問題：這個崗位是做什么的、工作內(nèi)容有哪些？這些工作該怎么做、跟誰一起做？這些工作要做到什么程度、達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)才算是稱職的？在這個崗位工作，有哪些行為是不能容忍的？基于上述問題，本文重新設(shè)計了崗位說明書的編制思路與工作流程，具體如圖。

　　崗位說明書的編制不是人力資源部的事兒、更不是公司領(lǐng)導(dǎo)的事兒，必須由了解崗位實際工作的人來寫、必須堅持“誰明白、誰來寫”的工作原則。由此，崗位說明書的編制應(yīng)遵循“在崗員工自己寫第一稿，直接上級修改，所在部門負(fù)責(zé)人修審，人力資源部或?qū)I(yè)研究機構(gòu)提供全面的技術(shù)指導(dǎo)和規(guī)范”的工作流程。

 

 

　　

　　在工作思路和工作原則的指導(dǎo)下，崗位說明書的編制應(yīng)遵循如下步驟進(jìn)行：

　　第一步，梳理崗位工作、明確崗位職責(zé)——知道“做什么”。

　　依據(jù)“誰明白、誰來寫”的原則，由在崗員工先行梳理崗位工作流水賬，詳細(xì)記錄自己每天的工作任務(wù)、事項；然后，將流水賬記錄的崗位工作內(nèi)容進(jìn)行整理、分類，把同一類的具體工作事項進(jìn)行總結(jié)概括，提煉成為崗位職責(zé)或職能模塊。員工梳理時可參考表1所示技術(shù)模板進(jìn)行梳理提煉。

　　第二步，明確工作路徑、梳理履職指南——知道“怎么做”。

　　第一個步驟梳理出的崗位職責(zé)是具有一定高度的、概括性的內(nèi)容，崗位職責(zé)的落地還需要履職指南的補充。履職指南中可以明確履行該項職責(zé)時應(yīng)遵從的時間節(jié)點要求、必須參照的制度依據(jù)或規(guī)定、履職所需的權(quán)限和資源等等（見表2）。履職指南讓職責(zé)更加形象和具體，是職責(zé)落地的關(guān)鍵。

　　第三步，定位責(zé)任主體、明確角色定位——知道“誰牽頭、誰承擔(dān)、誰配合”。

　　在企業(yè)中，每個崗位都不是獨立的個體，崗位與崗位間的工作一定存在交叉與銜接。因此，明確崗位工作內(nèi)容后，責(zé)任主體的劃分（見表3）可以提高工作效率、避免履職過程中的“扯皮”現(xiàn)象。

　　第四步，掌握關(guān)鍵指標(biāo)、明確工作標(biāo)準(zhǔn)——做到“什么程度”。

　　崗位職責(zé)需要工作標(biāo)準(zhǔn)的約束，員工清楚工作應(yīng)做到“什么程度”，才能有方向地去履行職責(zé)。另外崗位工作標(biāo)準(zhǔn)也是員工考核指標(biāo)提煉的基礎(chǔ)，未來具體考核指標(biāo)需要充分參照崗位工作標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)合階段性工作重點等時間特征提煉、制定。

　　第五步，杜絕消極行為、明確行為禁區(qū)——制定“高壓線、低壓線”預(yù)防警示。

　　員工履行崗位職責(zé)需要“有所為、有所不為”，崗位說明書中需要根據(jù)崗位工作特點與工作內(nèi)容，標(biāo)示“高壓線、低壓線”，通過告知員工在履職過程中的絕對禁止行為和后果嚴(yán)重行為，實現(xiàn)規(guī)范管理、預(yù)先警示、防控風(fēng)險的目的。綜上步驟設(shè)計的崗位說明書樣例如表4所示?！?/div>