企業(yè)內(nèi)部溝通和管理郵件的11個(gè)小工具

本文介紹了11種網(wǎng)絡(luò)工具，幫助初創(chuàng)企業(yè)管理好的內(nèi)部郵件的混亂狀態(tài)，或者是幫助企業(yè)內(nèi)部員工更加有效的溝通與交流。

對(duì)初創(chuàng)企業(yè)而言，無(wú)論其工作團(tuán)隊(duì)是遠(yuǎn)是近，將內(nèi)部郵件的混亂狀態(tài)降至最低程度都將是這些企業(yè)面臨的艱難的挑戰(zhàn)。不過(guò)，幸運(yùn)的是，現(xiàn)在已經(jīng)有大量的資源和渠道致力于解決這些問(wèn)題。以下11種網(wǎng)絡(luò)工具就可以幫助這些企業(yè)管理好的內(nèi)部郵件的混亂狀態(tài)，或者是幫助企業(yè)內(nèi)部員工更加有效的溝通與交流。

1. Flowdock

Flowdock可當(dāng)作一種混合工具加以使用，既可以充當(dāng)私人信息應(yīng)用，也可以用作群體討論工具。這種工具可以大幅減少企業(yè)內(nèi)部電子郵件交往的數(shù)量，而且可以在數(shù)秒鐘內(nèi)讓用戶(hù)獲得回復(fù)，而不需要幾分鐘甚至是幾個(gè)小時(shí)。另外，這一工具還支持文件共享功能，因此用戶(hù)如需遠(yuǎn)程交流意見(jiàn)，就可以輕松地交流觀點(diǎn)，并共享截圖文件。

2. Redbooth

這是一種有效的發(fā)送通知工具，這種工具不需要打擾參與討論的所有人員，就可以讓用戶(hù)更加有序地管理郵件。這種工具可以幫助用戶(hù)有針對(duì)性的選擇那些應(yīng)該查閱的郵件，因此用戶(hù)就不需要依次閱讀大量的郵件。

3. Basecamp

Basecamp的平臺(tái)相當(dāng)直觀，可以讓用戶(hù)將針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目的一切必要文件保存在一個(gè)地方，并讓團(tuán)隊(duì)一起交流。如果出現(xiàn)重要的更新消息，用戶(hù)就可以利用電子郵件通知將這些消息發(fā)送給團(tuán)隊(duì)成員。由于企業(yè)在平時(shí)來(lái)來(lái)往往的郵件經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，因此，這些企業(yè)最好能夠使用像Basecamp這樣優(yōu)異的管理系統(tǒng)，來(lái)管理郵件。

4. 博客平臺(tái)WordPress上的P2

P2是WordPress的主題加強(qiáng)版，主要用于內(nèi)部通信與交流。通過(guò)這種工具，用戶(hù)不需要將電子郵件發(fā)送給團(tuán)隊(duì)，只需要將意見(jiàn)發(fā)布到此博客平臺(tái)之上。這樣用戶(hù)所有的交流就會(huì)公開(kāi)，而且可以搜索到。此工具可以把用戶(hù)固定在同一頁(yè)面上，并提醒用戶(hù)此前決策的原因。

5. Evernote和Yammer

用戶(hù)可以通過(guò)Evernote來(lái)分享信息，這種工具可以大幅減少發(fā)送附件的需求。Yammer是一項(xiàng)主要針對(duì)非緊急業(yè)務(wù)交流的工具，例如用戶(hù)可以利用Yammer來(lái)交流社交活動(dòng)和其它宣告等信息。另外，Yammer中的“贊（like）”功能也深受用戶(hù)歡迎。

6. Atlassian產(chǎn)品

有些用戶(hù)會(huì)使用Gmail來(lái)處理企業(yè)內(nèi)部電子郵件。不過(guò)，針對(duì)其它交流情況，Atlassian推出了一系列優(yōu)異的產(chǎn)品，例如JIRA和HipChat等，如果將這兩種產(chǎn)品整合到Gmail，那也將是不錯(cuò)的選擇。

7. HipChat

HipChat堪稱(chēng)是目前為止最好的企業(yè)交流工具。通過(guò)參與聊天室和一對(duì)一的聊天，用戶(hù)能夠不需要電子郵件即可展開(kāi)對(duì)話，而且這種聊天方式也比電子郵件更快更有效。

8. Skype

Skype是用來(lái)發(fā)送急需讓對(duì)方了解的信息的一大優(yōu)異工具。企業(yè)員工可以人人擁有Skype復(fù)本，這樣就可以在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)聊天群，這樣每一名員工就能夠向其他員工或部門(mén)發(fā)送信息。Skype便于操作，其最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以免費(fèi)供用戶(hù)使用。

9. iDoneThis

團(tuán)隊(duì)所有成員都會(huì)將當(dāng)天所做的一切工作發(fā)送到iDoneThis，接下來(lái)，該軟件將會(huì)整合這些信息，并在第二天上午給整個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)送一份報(bào)告，以便整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，這個(gè)過(guò)程就不需要團(tuán)隊(duì)成員之間通過(guò)多次電子郵件進(jìn)行。

10. Google Hangouts

一般而言，用戶(hù)使用電子郵件主要是發(fā)送那些非緊急的信息。如果使用Google Hangouts的話，一般都是為了發(fā)送實(shí)時(shí)信息。Google Hangouts可以在Gmail和Google+中使用，而且也可以與任何能夠兼容Jabber的工具協(xié)同使用。

11. Help Scout

Help Scout是一種強(qiáng)大的工具，可以將整個(gè)團(tuán)隊(duì)的成員維系在同一頁(yè)面上，可以讓團(tuán)隊(duì)中的多名成員有效地共享同一收件箱，之后再與相應(yīng)的部門(mén)進(jìn)行交流。 Help Scout可以讓用戶(hù)簡(jiǎn)化各種具體的要求，再把這些信息發(fā)送給其他用戶(hù)，而且還可以添加有關(guān)客戶(hù)或案例的私人說(shuō)明信息，并追蹤更多的歷史信息，而且還可以防止用戶(hù)丟失信息。