HR招聘：如何做好職位分析

    HR招聘猶如家常便飯，也是HR的基本工作之一。令HR們苦惱的是，針對每一個職位，在招聘時都需要提供職位條件和職位描述，煞是令人費心。在此，讓我們分析下如何進行職位分析，并寫出中肯的職位描述。

    A是一則外資企業(yè)招聘市場部經(jīng)理的啟事：本科以上學歷，三年相關(guān)工作經(jīng)驗，較好英語和計算機能力，有高度工作責任感和溝通能力。主要工作職責是：支持產(chǎn)品在不同階段的管理工作，做出產(chǎn)品推廣工作、支持價格管理和 銷售 計劃、協(xié)調(diào)特殊產(chǎn)品要求、交流產(chǎn)品信息、負責與經(jīng)銷商聯(lián)絡(luò)。B是一則國有企業(yè)招聘采購員的啟事：男，40歲以下，大專以上學歷，兩年相關(guān)工作經(jīng)驗，熟悉該公司業(yè)務(wù)者優(yōu)先。

    很顯然，A、B兩則招聘啟事是有差別的。A啟事中有較詳細的工作職責，在明確告訴應(yīng)聘者今后的職責范圍和應(yīng)負責責任的同時，對應(yīng)聘人員的要求也是合理的；B啟事則沒有做出職責規(guī)定。在我國許多國企，除了存在招聘啟事中的“疏漏”外，還存在這樣的問題：對某一職務(wù)的描述不清楚，如工作內(nèi)容、職責及范圍、機構(gòu)等，由此造成的直接后果往往是：挑選和錄用員工與工作要求不相符合； 績效 考核時感到缺乏依據(jù)，無從著手；學習 方案不適合工作要求；經(jīng)常造成生產(chǎn)力和服務(wù)質(zhì)量的降低……這些問題的出現(xiàn)，很大程度上是由于沒有進行科學而有效的職位分析，沒有發(fā)揮其在管理中應(yīng)有的作用所致。

    在高雇員流失率和對高級人才的高競爭時代，如果你的企業(yè)還沒有進行過職位分析，那么應(yīng)該對此進行重新考慮。因為職位分析可為企業(yè)員工提供一個工作行為“杠桿”，是 人力資源 開發(fā)與管理中必不可少的環(huán)節(jié)。

    一、職位分析是 人力資源管理 的基礎(chǔ)

    職位分析主要是對企業(yè)職務(wù)的設(shè)置目的、中心職責、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、結(jié)構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工作條件等進行全面的分析、描述和記錄。職位分析在人力資源管理中有相當重要的意義。首先，有了職位分析之后，每一個職務(wù)的名稱和含義在整個企業(yè)中就能夠?qū)ｉT化，從而使稱呼該職位的用語標準化，在運用中不至于產(chǎn)生混亂。其次，盡管職位分析是招聘和錄用的基礎(chǔ)工具，但職位分析所收集的信息并不僅僅能夠用于招聘的錄用，在企業(yè)人力資源管理中的許多環(huán)節(jié)都用得上職位分析的相關(guān)信息。

    二、職位分析的內(nèi)容

    職位分析包括的內(nèi)容首先取決于職位分析的目的與用途，有的組織的職位分析是為了規(guī)范新工作的內(nèi)容；有的是為了對現(xiàn)有工作進行調(diào)整和進一步明確，從而制定合理的獎勵制度；還有的是為了對改善工作環(huán)境，提高績效水平。這使得職位分析的內(nèi)容與側(cè)重點也會不同。

    但是，一般意義上，職務(wù)都要包括兩個內(nèi)容：一是確定工作的具體特征，即工作描述；二是找出任職人員的各種要求，即工作說明書。工作描述就是要通過工作調(diào)查，在取得有關(guān)信息的基礎(chǔ)上，對工作崗位的名稱、性質(zhì)、任務(wù)、工作關(guān)系及工作環(huán)境等內(nèi)容做出比較系統(tǒng)的描述，并加以規(guī)范化。有了準確、規(guī)范的工作描述，就要想到承擔該崗位的員工應(yīng)具備什么樣的資格與條件。這就屬于工作說明書的主要內(nèi)容。具體包括對任職人員的一般要求，如性別、年齡、工作經(jīng)驗及一般能力等方面的要求；生理要求，如反應(yīng)、視力等。另外還有心理要求，如判斷力、記憶力、語言表達等等。翻看許多企業(yè)的工作說明書，雖然洋洋灑灑，內(nèi)容豐富，但仔細推敲卻存在不少問題。比如職務(wù)說明書的格式、語言和內(nèi)容不規(guī)范，給管理造成很**煩；對工作描述的語言比較模糊，或者語言比較空洞，讓任職者不知所以然；關(guān)鍵詞運用不當，混淆了職務(wù)間的區(qū)別，或?qū)⒙殑?wù)和職位混為一談；設(shè)計工作說明書的人員缺乏專業(yè)水平，使所制定的工作說明書流于形式等。

    三、如何開展職位分析的工作

    對組織確定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責、權(quán)力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)信息進行收集與分析，以對該職務(wù)的工作做出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過程，就是職位分析。職位分析的結(jié)果是工作描述與工作說明書。

    那么，在實際工作中應(yīng)如何進行職位分析呢？具體講，職位分析的過程可以分成四個階段：準備階段、調(diào)查階段、分析階段和完成階段。

    1.準備階段

    在這一階段，要確定工作分析的目的是什么，因為從工作的不同側(cè)面都可進行分析。具體可以在七個不同層次上進行：職員實際在干什么、管理者認為職員應(yīng)該干什么、職員認為他應(yīng)該干什么和計劃干什么、管理者認為職員將干什么。

    2.調(diào)查階段

    這一階段主要是確定調(diào)查的方法，對整個工作過程、工作環(huán)境、工作內(nèi)容和工作人員等主要方面做出全面調(diào)查。

    常用的調(diào)查方法有：觀察法是指人力資源人員對工作活動和行為進行觀察并對結(jié)果進行記錄。其優(yōu)點是能夠獲得第一手的資料。但是，觀察法不能適用于思考和判斷，即對腦力工作者，是不適用的。訪談法是人力資源管理者就某項工作與從事該項工作的個人或小組、或者上級主管、或過去的在崗人員就工作內(nèi)容和要求進行交流與討論。其優(yōu)點是既可以獲得工作對體力方面的要求，也可以獲得腦力以及其他不易觀察到的信息。不足之處是被訪談?wù)邔υL談目的往往持懷疑態(tài)度。回答問題時會有所保留，導(dǎo)致信息失真。日記法是指人力資源管理親自體驗工作，把每日 的工作以日記的形式記錄下來。其優(yōu)點是能夠熟悉和掌握工作要求的第一手資料，缺點是太費時、只適合于簡單的工作。問卷調(diào)查法以問卷調(diào)查表的形式，來收集關(guān)于員工執(zhí)行工作任務(wù)的情況。這種方法在職位分析中使用最廣，其優(yōu)點是快速、有效并且費用低，可以在大范圍內(nèi)對所有員工進行調(diào)查，調(diào)查結(jié)果可以用計算機處理。但使用這種方法時，對問卷的設(shè)計要求較高，問卷設(shè)計者應(yīng)具備一定的經(jīng)驗和技巧。

    3.分析階段

    主要任務(wù)是對有關(guān)工作特征和工作人員特征的調(diào)查進行深入全面的總結(jié)分析。所采用的各種分析方法都各有長短，對不同的崗位或不同的目的應(yīng)選用不同的方法。

    4.完成階段

    在這一最后階段，要將分析的結(jié)果寫成書面材料，即編寫成工作描述和工作說明書，并提交給相關(guān)部門。

    可見，職位分析在人力資源管理中作用重大。只有對自己的發(fā)展有清楚的預(yù)期的企業(yè)，才能贏得高效益。但我國目前，真正重視職位分析的企業(yè)卻不多。據(jù)了解，許多企業(yè)都沒有進行過職位分析，甚至不知道職位分析是何物。隨著中國加入WTO，中國企業(yè)面臨的將是激烈的全球化競爭。在以人為本的競爭時代，人力資源管理工作尤為重要。而工作崗位的設(shè)置科學與否，又將直接影響一個企業(yè)的人力資源管理工作的效率和科學性。所以，企業(yè)應(yīng)更多關(guān)注職位分析，將其作為招聘、任用、提升、調(diào)動、考評等人力資源管理具體工作的依據(jù)，以優(yōu)化人力資源的配置，提高人力資源管理的水平。同時，也為組織的管理活動和管理者提供職務(wù)方面的完整信息。