公司的會(huì)議應(yīng)當(dāng)怎么開？

    可是這個(gè)會(huì)開了一整天，也沒有得出一個(gè)什么結(jié)果來。一半的時(shí)間是中層們說了一些“我們的質(zhì)量需要改進(jìn)”，“我們的營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)缺少戰(zhàn)斗力”，“我們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)”，“我們的技術(shù)人員招不上來”之類的的話；一半時(shí)間是老板發(fā)火，“痛批下屬”，你們沒有責(zé)任心，你們能力不行，我早就告訴你們要招人，不行的趕緊換人，要更新產(chǎn)品包裝，要把沒有實(shí)力的經(jīng)銷商換掉……，越說越來氣，最后又是“你們跟了我多年，我不忍心把你們換掉，但是你們這樣做法，就是逼我關(guān)掉工廠，我沒有問題，夠吃夠喝了，你們往哪里去？大多數(shù)時(shí)間不是發(fā)火，就是感慨激昂，然后就是“集體的沉默”，最后是不歡而散。

    我們公司怎么了？為什么說的事情落實(shí)不下去，為什么每次開會(huì)都是重復(fù)以前的事情？為什么公司開會(huì)沒有結(jié)果？為什么我們執(zhí)行的速度那么慢？老板希望我們時(shí)代興邦的老師幫助解決一下。

    我們?yōu)檫@家企業(yè)做了一個(gè)兩天的“團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力訓(xùn)練營(yíng)”，先統(tǒng)一團(tuán)隊(duì)的思想，樹立執(zhí)行文化，給一些基本的運(yùn)營(yíng)方法。在培訓(xùn)前的調(diào)研中我們聽到中層們說，我們經(jīng)常整天開會(huì)，少說半天、多說一天，搞得許多業(yè)務(wù)無法正常進(jìn)行，不參加還不行，參加了還沒有什么結(jié)果，一點(diǎn)小事就開會(huì)，部門那么多事急需我們?nèi)ヌ幚?，我們?cè)S多人“身在會(huì)議，心在業(yè)務(wù)”。開會(huì)也沒有什么準(zhǔn)備，老板經(jīng)常搞突然襲擊，大家都在忙著，也不提前通知，也不提前準(zhǔn)備，來開什么會(huì)我們都心里沒數(shù)。問題還不在這，問題在于，開會(huì)就是聽老板發(fā)火，也不做決策，經(jīng)常跑題，會(huì)后應(yīng)當(dāng)做什么也沒有結(jié)論，也沒有安排，大家說什么意見也沒有用，不說反而更好，老板最后一句話永遠(yuǎn)是 “你們看著辦吧”，會(huì)議多半是這樣結(jié)束的，我們也一頭霧水。

   我們得出的結(jié)論是這家企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理成本很高，效率極差，沒有章法，缺少訓(xùn)練，老板開會(huì)就是發(fā)火，中層參加就是“繞圈兒”，時(shí)間長(zhǎng)了大家心態(tài)都異化了，用我們時(shí)代興邦的話來說就是“會(huì)議多多，結(jié)果不好，中層反感，老板無奈”，惡性循環(huán)了。

   這類情況在不少企業(yè)都不同程度的存在，如何解決呢？我們提供一些建議給有這些問題的企業(yè)一點(diǎn)參考：

公司運(yùn)營(yíng)管理的會(huì)議要分兩類。

   一種是工作例會(huì)，但不是我們經(jīng)?？吹降拿恐?、每月定期把中層召集起來，老板聽部門匯報(bào)，中間做些討論，最后老板發(fā)言安排工作的那種例會(huì)，而是有制度、有流程，有計(jì)劃，有控制的，“直奔結(jié)果，解決問題”的質(zhì)詢會(huì)，這是一個(gè)把過程結(jié)果管理起來的機(jī)制，為的是不要等到最后問題“成災(zāi)”，“積重難返”。質(zhì)詢會(huì)的主要的方式是建立周質(zhì)詢或者月質(zhì)詢會(huì)議制度，對(duì)部門業(yè)務(wù)特別是結(jié)果做定期的質(zhì)詢，老板主持，中層參加，公開質(zhì)詢，現(xiàn)場(chǎng)解決，會(huì)后跟蹤檢查、落實(shí)，過程中出現(xiàn)問題隨時(shí)溝通解決。

   質(zhì)詢會(huì)需要一些基本的管理工具，一是制度，二是流程，三是周報(bào)、周計(jì)劃，月報(bào)，月計(jì)劃的模板，還要對(duì)職責(zé)認(rèn)知、結(jié)果定義、過程分解、開會(huì)流程，甚至匯報(bào)話術(shù)進(jìn)行必要的訓(xùn)練，以提高質(zhì)詢效率，這種會(huì)議就是聚焦結(jié)果，回答的是“結(jié)果定義對(duì)不對(duì)，是不是完成了，什么原因沒有完成，措施是什么，新的承諾是什么，誰來監(jiān)督檢查執(zhí)行情況”，然后進(jìn)入會(huì)后的過程檢查中，直到下次開會(huì)再次質(zhì)詢。結(jié)果越做越好，就是進(jìn)步，如果經(jīng)常不能夠完成，就不是這種質(zhì)詢會(huì)可以解決的了，需要開專題改進(jìn)會(huì)。

    專題改進(jìn)會(huì)是第二種會(huì)議形式，改進(jìn)會(huì)有兩個(gè)前提，一是遇到經(jīng)常出現(xiàn)相同的錯(cuò)誤，強(qiáng)調(diào)了還是出錯(cuò)，二是重要的事情，久拖不決，嚴(yán)重影響公司的全局。這類會(huì)議必須做充分的準(zhǔn)備。會(huì)前必須發(fā)通知給問題的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，請(qǐng)他們做一件事，就是從各自的工作職責(zé)出發(fā)，查找出現(xiàn)問題的原因，并提交解決方案來，或者拿出具體的解決措施出來，哪怕一個(gè)也比沒有強(qiáng)，否則不要開會(huì)，開了效果也不會(huì)好。

    改進(jìn)會(huì)的基本程序就是“窮盡原因”，找出“真原因”，原因找準(zhǔn)了，解決方法自然有，解決的方法有了，部門各自承諾自己的結(jié)果，領(lǐng)回各自的任務(wù)，限期完成，過程中安排專人做過程檢查，最后由負(fù)責(zé)人匯報(bào)結(jié)果。如果是責(zé)任心問題，自己反省，領(lǐng)導(dǎo)談話，限期改正；如果是制度不完善的問題，立即完善制度并執(zhí)行；如果是公司資源配備不足的問題，老板現(xiàn)場(chǎng)就要拍板；如果是能力問題，給他工具、流程與方法，讓他操練，考核達(dá)標(biāo)；如果是市場(chǎng)和大勢(shì)的問題，那么我們就團(tuán)結(jié)一致，在現(xiàn)有的條件下，把自己的結(jié)果做的更好，共度難關(guān)。

   后來我們又邀請(qǐng)這家企業(yè)來參加我們的“民企突破”總裁班，學(xué)習(xí)“運(yùn)營(yíng)突破”專題，我們給了他們“5I運(yùn)營(yíng)管理模式”的一些制度、流程與工具，他們回去之后開始建立質(zhì)詢會(huì)制度，明確部門職能與中層崗位職責(zé)，訓(xùn)練中層的結(jié)果定義思維與能力，對(duì)重大的問題采取了改進(jìn)會(huì)的方式，到目前為止，已經(jīng)有了四個(gè)小成果，一是無效的會(huì)議少了；二是會(huì)議效率高了；三是老板發(fā)火少了，中層抱怨少了；四是完成結(jié)果的越來越多了。雖然操作的還不熟練，理解上還不深刻，運(yùn)用上還不是特別規(guī)范，但是這無疑是一個(gè)良好的開端。

     解決企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)的問題需要三個(gè)條件，一是要樹立執(zhí)行文化，一是要建立運(yùn)營(yíng)機(jī)制，三是長(zhǎng)期堅(jiān)持。執(zhí)行文化的核心是樹立以結(jié)果為導(dǎo)向，用結(jié)果說話的意識(shí)；機(jī)制的核心是用制度、流程和工具規(guī)范我們的行為；長(zhǎng)期堅(jiān)持的核心是不斷的學(xué)習(xí)，有意識(shí)的訓(xùn)練，把過程中的每個(gè)結(jié)果管理起來。

    過程好了，結(jié)果就好了，心態(tài)自然就好了，企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率就更高了。

（作者，北京時(shí)代興邦管理顧問有限公司首席咨詢顧問）