貨款管理一直是廣大經(jīng)銷商頭痛的問題，業(yè)內(nèi)也有人戲稱賒銷是找死，不賒銷是等死，由此可見對貨款管理的難度，筆者在多年市場實戰(zhàn)中也對此問題深有感觸，也積累了一點經(jīng)驗，現(xiàn)講出來與大家共同探討。
首先，我們要對貨款管理過程中存在的問題做一簡單的了解，這利于我們有針對性的開展工作。
1、調(diào)查不足，盲目賒銷。有些經(jīng)銷商急于打開市場，在尋找下級經(jīng)銷商時就顧不了那么多了，要么是不做調(diào)查，要么是調(diào)查不足，這樣就不能對下級經(jīng)銷商的資信情況有一個充分了解，結(jié)果貨發(fā)的很快，但款項回收卻成了問題。
2、缺乏跟蹤管理，對經(jīng)銷商的經(jīng)營運轉(zhuǎn)不夠了解，結(jié)果導(dǎo)致貨款回收困難。有些經(jīng)銷商在選擇下級時，調(diào)查工作可能做的很好，但在發(fā)貨、收款這段過程中，卻缺乏一種持續(xù)的跟蹤管理，而市場的競爭又過于激烈，如果下級經(jīng)銷商經(jīng)營不善，財務(wù)狀況惡化，就會使貨款的回收困難。
3、對業(yè)務(wù)員管理不善，難以控制，業(yè)務(wù)員攜款外逃。對業(yè)務(wù)員的管理不能做到管、放結(jié)合，管的太嚴(yán)易打消業(yè)務(wù)員積極性，放的太寬又使業(yè)務(wù)員無所顧忌，沒有約束，使得企業(yè)的貨款無法正?；厥?。
4、貨款回收制度不明，缺乏專專人負(fù)責(zé)。經(jīng)銷商對應(yīng)收賬款的追討都很注意，但缺乏具體的制度，不能把追討工作具體到人，對于各項不同的賬款沒有設(shè)置專門的人員負(fù)責(zé)，使得討債困難。
5、不敢賒銷。部分經(jīng)銷商被大量的死賬、呆賬嚇怕了，干脆就不賒賬，全部現(xiàn)金交易。但在激烈的市場競爭之中，這難免會造成銷量的大幅下降和部分忠誠客戶的流失，同時也無法吸引新的客戶，只有等死了。
通過對貨款管理存在的問題分析我們可以發(fā)現(xiàn)，貨款管理主要存在于對業(yè)務(wù)員及企業(yè)的下游，對此我們可通過設(shè)立專門的貨款管理和客戶管理制度，來防范貨款的流失。
1、建立一套嚴(yán)格、規(guī)范的工作流程
工作的質(zhì)量和效率來源于科學(xué)規(guī)范的工作流程，經(jīng)銷商應(yīng)根據(jù)自身的情況來規(guī)劃自己的工作流程。
?。?）整體規(guī)劃思路
經(jīng)銷商應(yīng)該從整體上規(guī)劃自己的工作流程，通過事前、事中、事后的三步控制來規(guī)范應(yīng)收賬款的管理。事前包括客戶檔案的建立、客戶資信評估等。事中包括客戶跟蹤管理、客戶賒銷額度的確定、業(yè)務(wù)員發(fā)展及貨款的回收等。事后控制包括應(yīng)收賬款管理、貨款責(zé)任人的確定等一整套制度。這樣，從前期的開發(fā)客戶、拿訂單、簽訂合同、發(fā)貨、到后期的貨款回收等每一步工作流程均制定相應(yīng)的規(guī)章制度，來對回款加以控制，從而最大限度地防范出現(xiàn)的貨款風(fēng)險。
?。?）對業(yè)務(wù)員工作流程的規(guī)定
業(yè)務(wù)員對于客戶來說就相當(dāng)于經(jīng)銷商的代表，它也是經(jīng)銷商同客戶打交道的喉舌，所以制定對業(yè)務(wù)員的工作流程也是十分必要的。首先，要建立業(yè)務(wù)員選擇標(biāo)準(zhǔn)，盡量選取那些有銷售經(jīng)驗，能代表經(jīng)銷商形象的業(yè)務(wù)員。其次企業(yè)還要設(shè)立保證金、保人制度。最后在銷售工作中，還要建立銷售報表審核制度，由業(yè)務(wù)員據(jù)實填寫客戶拜訪日記、客戶基本檔案資料、發(fā)貨單、應(yīng)收賬款表格及庫存貨物的統(tǒng)計表等，并定期上交，由上級管理人員進行審核、分析，從而判斷出某一時段內(nèi)經(jīng)銷商的發(fā)貨量、應(yīng)收賬款余額、業(yè)務(wù)員的工作狀況等是否出現(xiàn)異常，據(jù)此經(jīng)銷商就可以制定出相應(yīng)的對策。
2、編織一張去劣存優(yōu)的網(wǎng)絡(luò)
確保貨款安全的前提是選準(zhǔn)客戶和業(yè)務(wù)員，完善的檔案信息資料可以使經(jīng)銷商做到心中有底，貨款的回收有保障。
?。?）建立健全客戶信息數(shù)據(jù)庫
對現(xiàn)有及潛在的客戶建立信息數(shù)據(jù)庫，完善客戶檔案，通過對客戶基本資料（名稱、類別、地址、電話等）、客戶特征資料（資金實力、經(jīng)營狀況、內(nèi)部管理、企業(yè)文化等）、客戶業(yè)務(wù)資料（財務(wù)表現(xiàn)、銷售變動趨勢、經(jīng)營人員素質(zhì)品行等）等的了解。從而把握客戶的忠誠程度，和以往的資信狀況，為經(jīng)銷商確定下一步是否與其交易以及對該客戶的賒銷額度的確定提供依據(jù)。
（2）對業(yè)務(wù)員的檔案管理
業(yè)務(wù)員是經(jīng)銷商的代表，他代表經(jīng)銷商與客戶交易，對客戶發(fā)貨，對應(yīng)收賬款回收。因此，建立業(yè)務(wù)員檔案對經(jīng)銷商有著重要的意義。對業(yè)務(wù)員檔案的建立主要包括業(yè)務(wù)員的姓名、年齡、地址、聯(lián)系方式、家庭狀況、社會背景、以往業(yè)績及信用狀況、是否有保人或保證金額度、業(yè)務(wù)員的主要客戶情況等，通過對業(yè)務(wù)員檔案的建立，可以使經(jīng)銷商有效地加強對業(yè)務(wù)員的管理和控制，降低業(yè)務(wù)員帶款的風(fēng)險。
3、加強事中控制
對貨款的管理主要集中于銷售的過程控制，經(jīng)銷商此時仍然要針對客戶及業(yè)務(wù)員做兩方面工作。（1）對客戶的事中控制
企業(yè)的回款任務(wù)能否順利完成，并不完全取決于企業(yè)自身，還在于客戶能否進行積極、有效的合作。顯然，對于大多數(shù)客戶而言，資金并不總是處于充裕的狀態(tài)，更為重要的是，企業(yè)的道德信用日趨惡化，一些企業(yè)甚至以欠款、賴帳為榮。所以要加強客戶的管理和控制。對客戶的事中控制包括對客戶的跟蹤管理，及時了解客戶的資金變化情況、負(fù)債情況、以及其信用狀況，隨時高速的對其信用額度進行控制。如河南某白酒經(jīng)銷商對區(qū)域內(nèi)的飯店轉(zhuǎn)讓消息特別敏感，專門雇人對報紙上飯店轉(zhuǎn)讓消息進行統(tǒng)計，一發(fā)現(xiàn)該飯店內(nèi)有自己的貨，馬上派專人去追討，從而有效地保障了應(yīng)收賬款的安全。某藥品公司的做法也值得我們借鑒，這個藥品公司對信譽好的零售商在進的藥品銷售完后，欠款在30％以下的可以再次給貨，但欠款須在半個月內(nèi)結(jié)清，否則零售商就只能拿現(xiàn)款去進貨了。而對于不清楚信譽狀況的零售商則以現(xiàn)款現(xiàn)貨為主，待對其信譽了解之后根據(jù)情況進行適當(dāng)調(diào)整。
?。?）對業(yè)務(wù)員的事中控制
對業(yè)務(wù)員的管理是事中控制的重點，這主要包括對業(yè)務(wù)員審批貨款賒銷權(quán)限的規(guī)定，對每次發(fā)貨量的控制，對發(fā)貨之后貨款回收時間的限制，對業(yè)務(wù)員攜帶貨款的限制等。通過這些控制，可降低業(yè)務(wù)員對貨款的控制力度和業(yè)務(wù)員手中貨款的數(shù)額，同時也降低了客戶的賒銷數(shù)額，加速了貨款回流速度，有效地避免了呆賬、死賬的發(fā)生。如內(nèi)蒙古伊利公司在速凍食品的銷售上公司采用十日限期回款制，即伊利公司的銷售人員將產(chǎn)品給零售商銷售，到了第十天必須結(jié)清貨款。如果零售商拖欠貨款，第十一天就會收到伊利公司的催款通知書，到了第十五天伊利公司的銷售人員就會來清貨清款，并且零售商以后再想銷售伊利公司的產(chǎn)品就只能是現(xiàn)款進貨了。通過這種方式有效的對貨款的回收進行了控制。
4、加強事后控制，盡量減少貨款流失
對貨款的事后控制已是亡羊補牢，主要是盡量減少經(jīng)銷商的損失。
?。?）對客戶的事后管理
經(jīng)銷商一旦發(fā)現(xiàn)某客戶的財務(wù)或信用狀況急劇惡化，就應(yīng)馬上中止與其交易，并同時由專人負(fù)責(zé)對其進行貨款追討，這時應(yīng)注意以下幾個方面：
?、俦３峙c客戶的聯(lián)系和溝通，及時地表達收款的要求，對于部分因暫時周轉(zhuǎn)困難而難以還款的客戶可適當(dāng)放松還款期限，并協(xié)助其打開局面。對部分惡意拖欠者要盡量收集對自己有利的材料證據(jù)，同時向其施加足夠的壓力。
?、谥?jǐn)慎與客戶簽訂各類協(xié)議，盡量不給其繼續(xù)拖欠的借口和期望，對客戶的口頭或局面承諾不能過于依賴。如某企業(yè)過于相信一客戶的誠心許諾，允許其將貨款一拖再拖，但后來這客戶就是賴帳不還，公司白白損失了一批貨款
?、鄯智鍌鶆?wù)人類型，抓住其弱點，采用不同的討債策略，充分利用各種手段來迫其就范。如對付款不爽快卻十分愛面子者，可以在辦公場所當(dāng)著其員工和顧客，要求他付款，此時他會顧及公司的信譽形象而結(jié)清貨款；甚至可以在下班時間到他家里去，他不愿家庭生活受到干擾也必立即結(jié)款。對付款爽快的，則應(yīng)明確向其告知結(jié)款的原因及依據(jù)；并可經(jīng)常地鼓勵他，將納入信譽好的代理商之列，引導(dǎo)客戶良性發(fā)展。
（2）對業(yè)務(wù)員的事后管理
對業(yè)務(wù)員的事后管理主要是制定回款專人負(fù)責(zé)制，哪一個業(yè)務(wù)員的客戶出現(xiàn)問題哪一個業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)追討。同時，將貨款的流失與業(yè)務(wù)員的收入、保證金掛鉤，加強業(yè)務(wù)員對貨款的追討意識，保證貨款的安全。而且要樹立業(yè)務(wù)員的回款管理意識，將銷售與回收貨款有機結(jié)合起來，避免賬款回收不利的風(fēng)險。
5、建立對客戶、業(yè)務(wù)員的激勵機制
建立對客戶及業(yè)務(wù)員的激勵機制，對貨款回流及時、銷售量良好的客戶予于獎勵或給予優(yōu)惠的銷售政策，可以在總的價位上作出讓步，或是在零配件供應(yīng)、工程安裝、售后服務(wù)等方面提供特別優(yōu)惠，刺激客戶付款的積極性，加快企業(yè)貨款的回收。
同時，對表現(xiàn)突出的業(yè)務(wù)員也進行激勵，設(shè)立相關(guān)的獎勵制度，對諸如全款提前到位的獎勵問題、預(yù)付款與余款的相關(guān)性問題、非銷售原因而導(dǎo)致的欠款問題；特別客戶的回款問題等，作出詳細(xì)的說明。還可樹其為榜樣，在業(yè)務(wù)員之中樹起比、學(xué)、趕、幫、超的良好氛圍，增強業(yè)務(wù)員的凝聚力和忠誠度，保證經(jīng)銷商貨款的安全和銷售業(yè)績的提升。
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